GreetHammer: ваш остаточний макро Outlook для автоматизованих привітань електронною поштою

Електронна пошта необхідна, але повторювані завдання, такі як адресування відповідей за іменем і додавання відповідних привітань, можуть бути нудними.GreetHammer, зручний макрос Outlook, сумісний з Outlook 2016, 2019 та Office 365, який повністю автоматизує персоналізовані привітання електронною поштою, заощаджуючи цінний час.

Що таке GreetHammer?

GreetHammer - це простий, але потужний макро для Microsoft Outlook, призначений для спрощення процесу відповіді на електронні листи, автоматично вставляючи персоналізовані вітання на основі імені одержувача та часу дня.

Навіщо використовувати GreetHammer?

• Ефективність: Швидка відповідь з персоналізованими вітаннями без ручного зусилля.
• Професіоналізм: Постійно сформовані і ввічливі відповіді підвищують ваш професійний образ.
• Легкість використання: Один клік для створення повністю персоналізованих відповідей на електронну пошту.

Як працює GreetHammer?

Ось швидкий розрив:

Автоматичне виявлення імен

GreetHammer інтелектуально витягує прізвище одержувача з деталей відправника.

Динамічний вітання на основі часу

Автоматично регулює вітання залежно від часу дня:

• «Добрий ранок» для електронних листів до полудня.
• «Добрий вечір» з 12:00 до 16:00.
• «Добрий вечір» після 14:00

Професійний формат електронної пошти

Вставлення привітань, які були добре сформовані за допомогою шрифту Calibri Light, кольоровані послідовно, щоб відповідати стандартному стилю відповіді Outlook.

Відповісти на всі функції

GreetHammer використовує функцію «відповісти всім» для адресування всіх оригінальних одержувачів електронної пошти.

Використання GreetHammer

Крок 1: Налаштування макросу

• Відкрийте Outlook.
• Натисніть клавішу ALT + F11, щоб відкрити редактор VBA.
• У вікні Проекти перейдіть до Project1 (VbaProject.OTM).
• Правим клікном клацніть «Модулі», виберіть «Вставити», а потім «Модуль».
• Залиште наданий код GreetHammer в новий модуль.

Крок 2: Налаштування безпеки

• Ensure macros are enabled in Outlook:
  • Go to File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Macro Settings
  • Select Notifications for digitally signed macros, all other macros disabled, or Enable all macros if your policy allows.

Крок 3: Створення кнопки Ribbon

• Правий клік на стрічці Outlook і виберіть Налаштувати стрічку.
• У правій панелі створюйте нову групу в потрібній вам вкладці, натиснувши кнопку Нова група.
• Перейменуйте групу (наприклад, «GreetHammer»).
• У розділі «Вибрати команди з» виберіть «Макроси».
• Знайдіть і виберіть макрос (наприклад, «AutoReplyAllWithGreeting») і натисніть «Додати >>».
• Перейменуйте кнопку макросу для ясності (наприклад, «GreetHammer») натиснувши кнопку «Rename».
• Виберіть іконку, а потім натисніть OK.
• Ваш макрос тепер легко доступний з стрічки Outlook!

Крок 4: Запустити макрос

• Виберіть електронну пошту у вашій поштовій скриньці.
• Натисніть кнопку новоствореної стрічки або натисніть клавішу ALT + F8, виберіть AutoReplyAllWithGreeting, а потім натисніть «Запустити».

Ваша відповідь електронної пошти автоматично відкриється з персоналізованим привітанням.

Використання GreetHammer

Ви можете додатково налаштувати сценарій відповідно до ваших уподобань:

• Reply Colors and Fonts: Modify the replyColor or font settings within the macro to match your preferences. (I chose the shade of blue that represents replies)

• Greeting Times: Adjust the hours in the "Determine the greeting based on the time of day" section for your working hours.

  
  

Переваги використання GreetHammer

• Персоналізована комунікація: автоматично звертається до кожного одержувача за ім'ям.
• Економія часу: усуває зайве введення, прискорюючи робочі процеси електронної пошти.
• Послідовність: Забезпечує професійне вітання та форматування в кожній електронній пошті.

GreetHammer допомагає вам швидше, ефективніше і з професійним поліром обробляти ваші комунікації в Outlook.Автоматизуйте ваші привітання електронною поштою та відновлюйте свій дорогоцінний час за допомогою цього простого, але потужного інструменту!

Щаслива електронна пошта!

Sub AutoReplyAllWithGreeting()
    Dim originalMail As MailItem
    Dim replyMail As MailItem
    Dim recipientName As String
    Dim currentHour As Integer
    Dim greeting As String
    Dim indent As String
    Dim replyColor As String
    
    ' Define the color code for standard Outlook reply blue
    replyColor = "#1F497D"
    
    ' Check if an email is selected
    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        MsgBox "Please select an email to reply to."
        Exit Sub
    End If
    
    ' Get the selected email
    Set originalMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    
    ' Create the "Reply All"
    Set replyMail = originalMail.ReplyAll
    
    ' Simply extract the sender's first name for the greeting
    recipientName = GetFirstName(originalMail.SenderName)
    
    ' Get the current hour
    currentHour = Hour(Now)
    
    ' Determine the greeting based on the time of day
    Select Case currentHour
        Case 0 To 11
            greeting = "Good morning."
        Case 12 To 16
            greeting = "Good afternoon."
        Case Else
            greeting = "Good evening."
    End Select
    
    ' Set indentation, using HTML for proper email formatting
    indent = "     " ' 5 non-breaking spaces for indentation in HTML
    
    ' Insert the personalized greeting into the reply with color styling and Calibri Light font
    replyMail.HTMLBody = _
        "<p style='color:" & replyColor & "; font-family: Calibri Light; font-size: 11pt;'>" & _
            recipientName & "," & _
        "</p>" & _
        "<p style='color:" & replyColor & "; font-family: Calibri Light; font-size: 11pt;'>" & _
            indent & greeting & _
        "</p>" & _
        replyMail.HTMLBody
    
    ' Display the reply email
    replyMail.Display
End Sub

' Function to extract the first name from the full name
Function GetFirstName(fullName As String) As String
    Dim nameParts() As String
    
    ' Check if the name is formatted with a comma (e.g., "LastName, FirstName")
    If InStr(fullName, ",") > 0 Then
        ' Split by comma and trim any extra spaces
        nameParts = Split(fullName, ",")
        GetFirstName = Trim(nameParts(1)) ' Use the second part, which is the first name
    Else
        ' Otherwise, split by space and return the first part (assumed to be first name)
        nameParts = Split(fullName, " ")
        GetFirstName = nameParts(0)
    End If
End Function