GreetHammer: Twój ostateczny makro Outlook dla zautomatyzowanych pozdrowienia e-mail

E-mail jest niezbędny, ale powtarzające się zadania – takie jak adresowanie odpowiedzi po imieniu i dodanie odpowiednich pozdrowienia – mogą być nudne.GreetHammer, przydatne makro programu Outlook zgodne z programem Outlook 2016, 2019 i Office 365, które w pełni automatyzuje spersonalizowane pozdrowienia e-mail, oszczędzając cenny czas.

Czym jest GreetHammer?

GreetHammer to prosty, ale potężny makro dla programu Microsoft Outlook zaprojektowany, aby usprawnić proces odpowiedzi na wiadomości e-mail, automatycznie wstawiając spersonalizowane pozdrowienia w oparciu o imię i nazwisko odbiorcy i godzinę dnia.

Dlaczego warto stosować GreetHammer?

• Efektywność: szybka odpowiedź z spersonalizowanymi pozdrowieniami bez ręcznego wysiłku.
• Profesjonalizm: konsekwentnie sformułowane i uprzejme odpowiedzi zwiększają Twój profesjonalny wizerunek.
• Łatwość użycia: Jedno kliknięcie, aby wygenerować w pełni spersonalizowane odpowiedzi e-mail.

Jak działa GreetHammer?

Oto szybki upadek:

Automatyczne wykrywanie nazw

GreetHammer inteligentnie wyodrębnia nazwisko odbiorcy z danych nadawcy.

Dynamiczne powitanie w oparciu o czas

Automatycznie dostosowuje pozdrowienia w zależności od pory dnia:

• "Dobry wieczór" dla e-maili przed południem.
• „Dobry wieczór” od południa do godz. 4.
• „Dobry wieczór” po godz. 14.

Profesjonalne formatowanie poczty elektronicznej

Wstawia pozdrowienia skrupulatnie sformatowane przy użyciu czcionki Calibri Light, koloryzowane w sposób spójny z standardowym stylem odpowiedzi programu Outlook.

Odpowiedz na wszystkie funkcje

GreetHammer korzysta z funkcji "Odpowiedz wszystkim" w celu skierowania się do wszystkich oryginalnych adresatów wiadomości e-mail.

Wdrożenie GreetHammer

Krok 1: Ustawienie makra

• Otwórz Outlook.
• Naciśnij klawisze ALT + F11 aby otworzyć edytor VBA.
• W okienku Projekt przejdź do pozycji Project1 (VbaProject.OTM).
• Kliknij prawym przyciskiem myszy „Module”, wybierz „Insert”, a następnie „Module”.
• Wklej podany kod GreetHammer do nowego modułu.

Krok 2: Dostosuj ustawienia zabezpieczeń

• Ensure macros are enabled in Outlook:
  • Go to File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Macro Settings
  • Select Notifications for digitally signed macros, all other macros disabled, or Enable all macros if your policy allows.

Krok 3: Utwórz przycisk Ribbon

• Kliknij prawym przyciskiem myszy pasek programu Outlook i wybierz pozycję Dostosuj pasek.
• W prawym panelu utwórz nową grupę na żądanej karcie, klikając pozycję Nowa grupa.
• Zmień nazwę grupy (np. „GreetHammer”).
• W polu "Wybierz polecenia z" wybierz pozycję "Makra".
• Znajdź i wybierz makro (np. „AutoReplyAllWithGreeting”) i kliknij „Dodaj >>”.
• Należy zmienić nazwę przycisku makra w celu uzyskania jasności (np. „GreetHammer”) klikając przycisk „Rename”.
• Wybierz ikonę, a następnie kliknij OK.
• Twoje makro jest teraz łatwo dostępne z paska programu Outlook!

Krok 4: Uruchom makro

• Wybierz e-mail w swojej skrzynce odbiorczej.
• Kliknij nowo utworzony przycisk taśmy lub naciśnij klawisze ALT + F8, wybierz pozycję AutoReplyAllWithGreeting, a następnie kliknij "Run".

Twój e-mail z odpowiedzią zostanie otwarty automatycznie z spersonalizowanym pozdrowieniem.

Zastosowanie GreetHammer

Możesz dodatkowo dostosować scenariusz w oparciu o swoje preferencje:

• Reply Colors and Fonts: Modify the replyColor or font settings within the macro to match your preferences. (I chose the shade of blue that represents replies)

• Greeting Times: Adjust the hours in the "Determine the greeting based on the time of day" section for your working hours.

  
  

Korzyści z korzystania z GreetHammer

• Komunikacja spersonalizowana: automatycznie adresuje każdego odbiorcę po imieniu.
• Oszczędność czasu: eliminuje nadmierne wpisywanie, przyspieszając przepływy pracy poczty e-mail.
• Spójność: Zapewnia profesjonalne pozdrowienia i formatowanie w każdej wiadomości e-mail.

GreetHammer pomaga obsługiwać komunikację Outlook szybciej, bardziej efektywnie i z profesjonalnym polerowaniem. Automatyzuj pozdrowienia e-mail i odzyskaj cenny czas za pomocą tego prostego, ale potężnego narzędzia!

Szczęśliwy emailing!

Sub AutoReplyAllWithGreeting()
    Dim originalMail As MailItem
    Dim replyMail As MailItem
    Dim recipientName As String
    Dim currentHour As Integer
    Dim greeting As String
    Dim indent As String
    Dim replyColor As String
    
    ' Define the color code for standard Outlook reply blue
    replyColor = "#1F497D"
    
    ' Check if an email is selected
    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        MsgBox "Please select an email to reply to."
        Exit Sub
    End If
    
    ' Get the selected email
    Set originalMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    
    ' Create the "Reply All"
    Set replyMail = originalMail.ReplyAll
    
    ' Simply extract the sender's first name for the greeting
    recipientName = GetFirstName(originalMail.SenderName)
    
    ' Get the current hour
    currentHour = Hour(Now)
    
    ' Determine the greeting based on the time of day
    Select Case currentHour
        Case 0 To 11
            greeting = "Good morning."
        Case 12 To 16
            greeting = "Good afternoon."
        Case Else
            greeting = "Good evening."
    End Select
    
    ' Set indentation, using HTML for proper email formatting
    indent = "     " ' 5 non-breaking spaces for indentation in HTML
    
    ' Insert the personalized greeting into the reply with color styling and Calibri Light font
    replyMail.HTMLBody = _
        "<p style='color:" & replyColor & "; font-family: Calibri Light; font-size: 11pt;'>" & _
            recipientName & "," & _
        "</p>" & _
        "<p style='color:" & replyColor & "; font-family: Calibri Light; font-size: 11pt;'>" & _
            indent & greeting & _
        "</p>" & _
        replyMail.HTMLBody
    
    ' Display the reply email
    replyMail.Display
End Sub

' Function to extract the first name from the full name
Function GetFirstName(fullName As String) As String
    Dim nameParts() As String
    
    ' Check if the name is formatted with a comma (e.g., "LastName, FirstName")
    If InStr(fullName, ",") > 0 Then
        ' Split by comma and trim any extra spaces
        nameParts = Split(fullName, ",")
        GetFirstName = Trim(nameParts(1)) ' Use the second part, which is the first name
    Else
        ' Otherwise, split by space and return the first part (assumed to be first name)
        nameParts = Split(fullName, " ")
        GetFirstName = nameParts(0)
    End If
End Function