GreetHammer: tu última macro de Outlook para saludos de correo electrónico automatizados

El correo electrónico es esencial, pero las tareas repetitivas, como dirigir las respuestas por nombre y agregar saludos apropiados, pueden ser tediosas.GreetHammer, una macro útil de Outlook compatible con Outlook 2016, 2019 y Office 365 que automatiza completamente las saludas de correo electrónico personalizadas, ahorrando tiempo valioso.

¿Qué es GreetHammer?

GreetHammer es una macro simple pero poderosa para Microsoft Outlook diseñada para simplificar el proceso de responder a los correos electrónicos mediante la inserción automática de saludos personalizados basados en el primer nombre del destinatario y la hora del día.

¿Por qué usar GreetHammer?

• Eficiencia: Responder rápidamente con saludos personalizados sin esfuerzo manual.
• Profesionalidad: Las respuestas consistentemente formalizadas y educadas mejoran su imagen profesional.
• Facilidad de uso: Un solo clic para generar respuestas de correo electrónico totalmente personalizadas.

¿Cómo funciona GreetHammer?

Aquí hay una rápida ruptura:

Detección automática de nombres

GreetHammer extrae inteligentemente el nombre del destinatario de los detalles del remitente.

Saludo dinámico basado en el tiempo

Ajusta automáticamente las saludos en función de la hora del día:

• “Buenos días” para los correos electrónicos antes del mediodía.
• “Buenos días” de mediodía a las 4 p.m.
• “Buenos días” después de las 4 p.m.

Formato de correo electrónico profesional

Inserte saludos formateados de forma ordenada usando la fuente Calibri Light, coloreado de manera consistente para coincidir con el estilo de respuesta estándar de Outlook.

Responder a todas las funcionalidades

GreetHammer utiliza la función "Responder a todos" para dirigirse a todos los destinatarios originales del correo electrónico.

Implementación de GreetHammer

Paso 1: Configurar la macro

• Abre el Outlook.
• Presione ALT + F11 para abrir el editor de VBA.
• En el panel Proyecto, vaya a Project1 (VbaProject.OTM).
• Haga clic con el botón derecho en “Módulos”, seleccione “Insert”, luego “Módulo”.
• Coloque el código GreetHammer proporcionado en el nuevo módulo.

Paso 2: Ajustar la configuración de seguridad

• Ensure macros are enabled in Outlook:
  • Go to File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Macro Settings
  • Select Notifications for digitally signed macros, all other macros disabled, or Enable all macros if your policy allows.

Paso 3: Crear un botón de correa

• Haga clic con el botón derecho en la cinta de Outlook y seleccione Personalizar la cinta.
• En el panel derecho, crea un nuevo grupo en la pestaña deseada haciendo clic en Nuevo Grupo.
• Renombrar el grupo (por ejemplo, “GreetHammer”).
• En el botón de despliegue "Elige comandos desde", seleccione "Macros".
• Encuentre y seleccione su macro (por ejemplo, "AutoReplyAllWithGreeting") y haga clic en "Añadir >>".
• Renombrar el botón de la macro para obtener claridad (por ejemplo, "GreetHammer") haciendo clic en el botón "Renombre".
• Seleccione un icono y haga clic en OK.
• ¡Tu macro ahora es fácilmente accesible desde la cinta de Outlook!

Paso 4: Ejecutar la macro

• Seleccione un correo electrónico en su Inbox.
• Haga clic en el botón de cinta recién creado o presione ALT + F8, seleccione AutoReplyAllWithGreeting y, a continuación, haga clic en "Run".

Su correo electrónico de respuesta se abrirá automáticamente con un saludo personalizado.

Adaptación de GreetHammer

Puede ajustar el script de acuerdo a sus preferencias:

• Reply Colors and Fonts: Modify the replyColor or font settings within the macro to match your preferences. (I chose the shade of blue that represents replies)

• Greeting Times: Adjust the hours in the "Determine the greeting based on the time of day" section for your working hours.

  
  

Beneficios del uso de GreetHammer

• Comunicación personalizada: se dirige automáticamente a cada destinatario por nombre.
• Ahorro de tiempo: Elimina la escritura redundante, acelerando los flujos de trabajo de correo electrónico.
• Consistencia: Asegura saludos profesionales y formatación en cada correo electrónico.

GreetHammer le ayuda a manejar sus comunicaciones de Outlook más rápido, de manera más eficiente y con un pulido profesional. Automatiza sus saludos por correo electrónico y recupere su tiempo valioso con esta herramienta simple pero poderosa!

Feliz correo electrónico!

Sub AutoReplyAllWithGreeting()
    Dim originalMail As MailItem
    Dim replyMail As MailItem
    Dim recipientName As String
    Dim currentHour As Integer
    Dim greeting As String
    Dim indent As String
    Dim replyColor As String
    
    ' Define the color code for standard Outlook reply blue
    replyColor = "#1F497D"
    
    ' Check if an email is selected
    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        MsgBox "Please select an email to reply to."
        Exit Sub
    End If
    
    ' Get the selected email
    Set originalMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    
    ' Create the "Reply All"
    Set replyMail = originalMail.ReplyAll
    
    ' Simply extract the sender's first name for the greeting
    recipientName = GetFirstName(originalMail.SenderName)
    
    ' Get the current hour
    currentHour = Hour(Now)
    
    ' Determine the greeting based on the time of day
    Select Case currentHour
        Case 0 To 11
            greeting = "Good morning."
        Case 12 To 16
            greeting = "Good afternoon."
        Case Else
            greeting = "Good evening."
    End Select
    
    ' Set indentation, using HTML for proper email formatting
    indent = "     " ' 5 non-breaking spaces for indentation in HTML
    
    ' Insert the personalized greeting into the reply with color styling and Calibri Light font
    replyMail.HTMLBody = _
        "<p style='color:" & replyColor & "; font-family: Calibri Light; font-size: 11pt;'>" & _
            recipientName & "," & _
        "</p>" & _
        "<p style='color:" & replyColor & "; font-family: Calibri Light; font-size: 11pt;'>" & _
            indent & greeting & _
        "</p>" & _
        replyMail.HTMLBody
    
    ' Display the reply email
    replyMail.Display
End Sub

' Function to extract the first name from the full name
Function GetFirstName(fullName As String) As String
    Dim nameParts() As String
    
    ' Check if the name is formatted with a comma (e.g., "LastName, FirstName")
    If InStr(fullName, ",") > 0 Then
        ' Split by comma and trim any extra spaces
        nameParts = Split(fullName, ",")
        GetFirstName = Trim(nameParts(1)) ' Use the second part, which is the first name
    Else
        ' Otherwise, split by space and return the first part (assumed to be first name)
        nameParts = Split(fullName, " ")
        GetFirstName = nameParts(0)
    End If
End Function