GreetHammer: jūsu galīgais Outlook makro automatizētiem e-pasta sveicieniem

E-pasts ir būtisks, bet atkārtoti uzdevumi, piemēram, atbilžu adresēšana pēc vārda un atbilstošu sveicienu pievienošana, var būt garlaicīgi.GreetHammer, ērts Outlook makro, kas ir saderīgs ar Outlook 2016, 2019 un Office 365, kas pilnībā automatizē personalizētus e-pasta sveicienus, ietaupot vērtīgu laiku.

Kas ir GreetHammer?

GreetHammer ir vienkāršs, bet spēcīgs makro programmai Microsoft Outlook, kas paredzēts, lai vienkāršotu e-pasta atbildes procesu, automātiski ievietojot personalizētus sveicienus, pamatojoties uz saņēmēja vārdu un dienas laiku.

Kāpēc lietot GreetHammer?

• Efektivitāte: ātra atbilde ar personalizētiem sveicieniem bez manuālas pūles.
• Profesionalitāte: konsekventi formatētas un pieklājīgas atbildes uzlabo jūsu profesionālo tēlu.
• Vienkārša lietošana: viens klikšķis, lai ģenerētu pilnībā personalizētas e-pasta atbildes.

Kā darbojas GreetHammer?

Šeit ir ātrs pārrāvums:

Automatizēta nosaukuma noteikšana

GreetHammer gudri iegūst saņēmēja vārdu no sūtītāja detaļām.

Dinamiskais sveiciens, kas balstīts uz laiku

Automātiski pielāgo sveicienus, pamatojoties uz dienas laiku:

• "Labdien" e-pasta ziņojumiem pirms pusdienām.
• “Labdien” no pusdienām līdz plkst.
• “Labā nakts” pēc plkst.

Profesionāls e-pasta formāts

Ielieciet sveicienus, kas ir kārtīgi formatēti, izmantojot Calibri Light fontu, konsekventi krāsoti, lai atbilstu Outlook standarta atbilžu stilam.

Atbildes uz visām funkcijām

GreetHammer izmanto funkciju "Atbildēt visiem", lai adresētu visus sākotnējos e-pasta saņēmējus.

GreetHammer ieviešana

1. solis: izveidojiet makro

• Atvērt Outlook.
• Nospiediet ALT + F11, lai atvērtu VBA redaktoru.
• Projekta logā pārvietojieties uz Project1 (VbaProject.OTM).
• Noklikšķiniet uz “Modules”, izvēlieties “Insert”, pēc tam “Module”.
• Ielieciet norādīto GreetHammer kodu jaunajā modulī.

2. solis: pielāgojiet drošības iestatījumus

• Ensure macros are enabled in Outlook:
  • Go to File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Macro Settings
  • Select Notifications for digitally signed macros, all other macros disabled, or Enable all macros if your policy allows.

3. solis: izveidojiet ribbon pogu

• Labajā pusē noklikšķiniet uz Outlook joslas un atlasiet pielāgot joslu.
• Labajā joslā izveidojiet jaunu grupu vēlamajā cilnē, noklikšķinot uz Jauna grupa.
• Pārdēvējiet grupu (piemēram, “GreetHammer”)
• No "Izvēlieties komandas no" lejupielādes, izvēlieties "Makro".
• Atrodiet un atlasiet makro (piemēram, "AutoReplyAllWithGreeting") un noklikšķiniet uz "Pievienot >>".
• Makro pogu pārdēvē skaidrības nolūkā (piemēram, "GreetHammer"), noklikšķinot uz pogas "Pārdēvēt".
• Izvēlieties ikonu un pēc tam noklikšķiniet uz OK.
• Jūsu makro tagad ir viegli pieejams no Outlook joslas!

4. solis: palaidiet makro

• Izvēlieties e-pastu savā ienākošajā kastē.
• Noklikšķiniet uz jaunizveidotā joslas poga vai nospiediet ALT + F8, atlasiet AutoReplyAllWithGreeting un pēc tam noklikšķiniet uz "Run".

Jūsu atbildes e-pasts tiks atvērts automātiski ar personalizētu sveicienu.

Pielāgojiet GreetHammer

Jūs varat vēl vairāk pielāgot skriptu, pamatojoties uz jūsu vēlmēm:

• Reply Colors and Fonts: Modify the replyColor or font settings within the macro to match your preferences. (I chose the shade of blue that represents replies)

• Greeting Times: Adjust the hours in the "Determine the greeting based on the time of day" section for your working hours.

  
  

Ieguvumi no GreetHammer lietošanas

• Personalizēta saziņa: automātiski adresē katru saņēmēju pēc vārda.
• Laika taupīšana: novērš lieko rakstīšanu, paātrinot e-pasta darba plūsmas.
• Konsekvence: nodrošina profesionālu sveicienu un formatēšanu katrā e-pastā.

GreetHammer palīdz jums apstrādāt savu Outlook saziņu ātrāk, efektīvāk un ar profesionālu pulēšanu. Automātiski e-pasta sveicieni un atgūt savu vērtīgo laiku ar šo vienkāršo, bet spēcīgu rīku!

Veiksmīgs e-pasts !

Sub AutoReplyAllWithGreeting()
    Dim originalMail As MailItem
    Dim replyMail As MailItem
    Dim recipientName As String
    Dim currentHour As Integer
    Dim greeting As String
    Dim indent As String
    Dim replyColor As String
    
    ' Define the color code for standard Outlook reply blue
    replyColor = "#1F497D"
    
    ' Check if an email is selected
    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        MsgBox "Please select an email to reply to."
        Exit Sub
    End If
    
    ' Get the selected email
    Set originalMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    
    ' Create the "Reply All"
    Set replyMail = originalMail.ReplyAll
    
    ' Simply extract the sender's first name for the greeting
    recipientName = GetFirstName(originalMail.SenderName)
    
    ' Get the current hour
    currentHour = Hour(Now)
    
    ' Determine the greeting based on the time of day
    Select Case currentHour
        Case 0 To 11
            greeting = "Good morning."
        Case 12 To 16
            greeting = "Good afternoon."
        Case Else
            greeting = "Good evening."
    End Select
    
    ' Set indentation, using HTML for proper email formatting
    indent = "     " ' 5 non-breaking spaces for indentation in HTML
    
    ' Insert the personalized greeting into the reply with color styling and Calibri Light font
    replyMail.HTMLBody = _
        "<p style='color:" & replyColor & "; font-family: Calibri Light; font-size: 11pt;'>" & _
            recipientName & "," & _
        "</p>" & _
        "<p style='color:" & replyColor & "; font-family: Calibri Light; font-size: 11pt;'>" & _
            indent & greeting & _
        "</p>" & _
        replyMail.HTMLBody
    
    ' Display the reply email
    replyMail.Display
End Sub

' Function to extract the first name from the full name
Function GetFirstName(fullName As String) As String
    Dim nameParts() As String
    
    ' Check if the name is formatted with a comma (e.g., "LastName, FirstName")
    If InStr(fullName, ",") > 0 Then
        ' Split by comma and trim any extra spaces
        nameParts = Split(fullName, ",")
        GetFirstName = Trim(nameParts(1)) ' Use the second part, which is the first name
    Else
        ' Otherwise, split by space and return the first part (assumed to be first name)
        nameParts = Split(fullName, " ")
        GetFirstName = nameParts(0)
    End If
End Function