GreetHammer: Macro Outlook Anda Terakhir untuk Salam Email Otomatis

E-mail adalah penting, tetapi tugas berulang-ulang – seperti mengarahkan jawaban dengan nama dan menambahkan salam yang sesuai – bisa membosankan. terutama jika Anda seperti saya dan mengirimkan skor dan skor email setiap hari.GreetHammer, makro Outlook yang berguna yang kompatibel dengan Outlook 2016, 2019, dan Office 365 yang sepenuhnya mengotomatisasi salam email yang dipersonalisasi, menghemat waktu berharga.

Apa itu GreetHammer?

GreetHammer adalah makro sederhana namun kuat untuk Microsoft Outlook yang dirancang untuk menyederhanakan proses menanggapi email dengan secara otomatis memasukkan salam pribadi berdasarkan nama penerima dan waktu hari.

Mengapa menggunakan GreetHammer?

• Efisiensi: Menanggapi dengan cepat dengan salam pribadi tanpa usaha manual.
• Profesionalisme: Tanggapan yang disusun secara konsisten dan sopan meningkatkan citra profesional Anda.
• Kemudahan penggunaan: Satu klik untuk menghasilkan jawaban email yang sepenuhnya dipersonalisasi.

Bagaimana GreetHammer bekerja?

Berikut ini adalah perpecahan yang cepat:

Deteksi Nama Otomatis

GreetHammer secara cerdas mengekstrak nama penerima dari rincian pengirim.

Selamat Datang Berdasarkan Waktu

Secara otomatis menyesuaikan salam berdasarkan waktu hari:

• “Selamat pagi” untuk email sebelum tengah hari.
• “Selamat pagi” dari tengah hari hingga jam 4 sore.
• “Selamat malam” setelah pukul 14.00.

Formulasi Email Profesional

Menyisipkan ucapan selamat yang diformat dengan baik menggunakan font Calibri Light, dengan warna yang konsisten untuk sesuai dengan gaya jawaban standar Outlook.

Jawab Semua Fungsi

GreetHammer menggunakan fungsi "Tanggapan Semua" untuk mengarahkan semua penerima email asli.

Menggunakan GreetHammer

Langkah 1: Mengatur makro

• Menggunakan Outlook.
• Tekan ALT + F11 untuk membuka editor VBA.
• Di panel Proyek, navigasikan ke Project1 (VbaProject.OTM).
• Klik kanan pada “Modul”, pilih “Insert”, lalu pilih “Modul”.
• Masukkan kode GreetHammer yang diberikan ke dalam modul baru.

Langkah 2: Mengatur pengaturan keamanan

• Ensure macros are enabled in Outlook:
  • Go to File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Macro Settings
  • Select Notifications for digitally signed macros, all other macros disabled, or Enable all macros if your policy allows.

Langkah 3: Buat tombol Ribbon

• Klik kanan pada pita Outlook dan pilih Customize the Ribbon.
• Di panel kanan, buat grup baru di tab yang diinginkan dengan mengklik Grup Baru.
• Mengganti nama kelompok (misalnya, “GreetHammer”).
• Dari “Pilih perintah dari” dropdown, pilih “Makro”.
• Temukan dan pilih makro Anda (misalnya, "AutoReplyAllWithGreeting") dan klik "Tambahkan >>".
• Nama ulang tombol makro untuk kejelasan (misalnya, "GreetHammer") dengan mengklik tombol "Rename".
• Pilih ikon, lalu klik OK.
• Makro Anda sekarang dapat diakses dengan mudah dari pita Outlook!

Langkah 4: Lakukan Macro

• Pilih email di Inbox Anda.
• Klik tombol pita yang baru dibuat atau tekan ALT + F8, pilih AutoReplyAllWithGreeting, lalu klik "Run".

Email jawaban Anda akan secara otomatis dibuka dengan salam pribadi siap.

Menggunakan GreetHammer

Anda dapat menyesuaikan skrip lebih lanjut berdasarkan preferensi Anda:

• Reply Colors and Fonts: Modify the replyColor or font settings within the macro to match your preferences. (I chose the shade of blue that represents replies)

• Greeting Times: Adjust the hours in the "Determine the greeting based on the time of day" section for your working hours.

  
  

Manfaat Menggunakan GreetHammer

• Komunikasi Pribadi: Menghubungi setiap penerima dengan nama secara otomatis.
• Menghemat waktu: Menghilangkan penulisan berlebihan, mempercepat alur kerja email.
• Konsistensi: Menjamin salam profesional dan pemformatan dalam setiap email.

GreetHammer membantu Anda menangani komunikasi Outlook Anda lebih cepat, lebih efisien, dan dengan polish profesional.Otomatiskan salam email Anda dan dapatkan kembali waktu berharga Anda dengan alat sederhana namun kuat ini!

Happy emailing yang baik!

Sub AutoReplyAllWithGreeting()
    Dim originalMail As MailItem
    Dim replyMail As MailItem
    Dim recipientName As String
    Dim currentHour As Integer
    Dim greeting As String
    Dim indent As String
    Dim replyColor As String
    
    ' Define the color code for standard Outlook reply blue
    replyColor = "#1F497D"
    
    ' Check if an email is selected
    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        MsgBox "Please select an email to reply to."
        Exit Sub
    End If
    
    ' Get the selected email
    Set originalMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    
    ' Create the "Reply All"
    Set replyMail = originalMail.ReplyAll
    
    ' Simply extract the sender's first name for the greeting
    recipientName = GetFirstName(originalMail.SenderName)
    
    ' Get the current hour
    currentHour = Hour(Now)
    
    ' Determine the greeting based on the time of day
    Select Case currentHour
        Case 0 To 11
            greeting = "Good morning."
        Case 12 To 16
            greeting = "Good afternoon."
        Case Else
            greeting = "Good evening."
    End Select
    
    ' Set indentation, using HTML for proper email formatting
    indent = "     " ' 5 non-breaking spaces for indentation in HTML
    
    ' Insert the personalized greeting into the reply with color styling and Calibri Light font
    replyMail.HTMLBody = _
        "<p style='color:" & replyColor & "; font-family: Calibri Light; font-size: 11pt;'>" & _
            recipientName & "," & _
        "</p>" & _
        "<p style='color:" & replyColor & "; font-family: Calibri Light; font-size: 11pt;'>" & _
            indent & greeting & _
        "</p>" & _
        replyMail.HTMLBody
    
    ' Display the reply email
    replyMail.Display
End Sub

' Function to extract the first name from the full name
Function GetFirstName(fullName As String) As String
    Dim nameParts() As String
    
    ' Check if the name is formatted with a comma (e.g., "LastName, FirstName")
    If InStr(fullName, ",") > 0 Then
        ' Split by comma and trim any extra spaces
        nameParts = Split(fullName, ",")
        GetFirstName = Trim(nameParts(1)) ' Use the second part, which is the first name
    Else
        ' Otherwise, split by space and return the first part (assumed to be first name)
        nameParts = Split(fullName, " ")
        GetFirstName = nameParts(0)
    End If
End Function