Што ако вашите "Меси" податоци се всушност совршени?

Hello, data Shokunin-deshi!

Добредојдовте на финалниот дел од нашата серија за имплементација на Data Ecosystem Vision Board! Во нашите претходни изданија, споделив како ѝ помогнав на Сара на 4seconds.com да ги изгради слоевите Present Inputs и Future Vision на нејзината Data Ecosystem Vision Board.

Денес, го завршуваме патувањето со истражување на слојот на метриките за успех, компасот кој ја води трансформацијата и го мери напредокот.

Мојот сосед е толку опседнат со неговата трева, јас сум сосема сигурен дека тој мисли дека тој е Зен мајстор на неговиот двор. Тој дојде на другиот ден, и за околу четвртиот пат, почна да зборува за моето дрво.

„Како ќе знаеме дали нашето сечење е правилно?“ прашал еден страствен ученик. „Ние ги оценуваме по три мерки: здравјето на дрвото, неговата убавина и тоа како се вклопува во градината како целина.“ Овие три ни кажуваат сè што треба да знаеме.

Потоа ме погледна мртво во очите и, со сета џенска смиреност што можеше да ја собере, ме информираше дека моето диво не-Зен-подобно дрво не успева на сите три броеви, особено на "хармонизира со својата градина" дел.

И искрено, неговата гледна точка за инвазијата на дрвото, иако не-Зен-како неговата испорака, совршено ја илустрира целта на нашиот слој Метрики за успех. Со вистинските мерки, можеме да ги процениме комплексните трансформации преку едноставна но моќна леќа која ги води нашите акции и одлуки. Затоа што понекогаш, дури и најдлабоките принципи имаат потреба од малку поттик, или сосед со многу специфична дефиниција на "хармонија".

Нивото на метриките за успех ја трансформира визијата од аспирација во акција со дефинирање на тоа како изгледа успехот и како ќе знаеме кога ќе го постигнеме.

Извршен резиме

Во ова издание, јас споделувам како ја водел Сара преку градење на слојот Метрики за успех на нејзиниот одбор за визија на Екосистемот на податоци:

✅ Научете како да ја примените рамката од 5 W за да развиете фокусирани, влијателни KPIs

✅ Откријте како да ги одберете мерките за здравјето на организацијата (Data ROI и Data Utilization) кои го мерат целокупниот успех на трансформацијата

Мастер на уметноста на создавање на јасни насоки принципи кои го водат донесувањето на одлуки

✅ Имплементирајте пристап за управување со промени кој обезбедува усвојување на капацитетите и реализација на вредноста

Метриките кои се важни: Покрај мерењето до акцијата

По завршувањето на слојот Future Vision со тимот на Сара, требаше да утврдиме како ќе се мери успехот и како ќе се води трансформацијата.

• How will we measure success? (KPIs)

• What principles will guide our decisions? (Guiding Principles)

• How will we manage the organizational change? (Change Management)

  
  

Врз основа на моето искуство во имплементацијата, препорачувам фокусиран пристап со:

• A maximum of 6 total KPIs (including 2 core organizational metrics)

• No more than 6 guiding principles

• A structured change management plan linked to capability implementation

  
  

Ова намерно ограничување го спречува пролиферацијата на метриката, додека обезбедува сеопфатно покривање на она што навистина е важно.

5 W рамка за ефективни KPIs

Во срцето на значајни метрики лежи рамката на 5 W, структуриран пристап за да се осигура дека секој KPI води вистинска деловна вредност:

5 W рамка за ефективни KPIs: Мапирање на овие KPIs во едноставна Excel Табела веќе ќе ви даде подобар преглед и разбирање.

Зошто: Разбирање на целта

Секој KPI мора да има јасна цел: "Ние го мериме [KPI] затоа што ни кажува [внимание], што ни помага да постигнеме [бизнис цел]."

Example from 4seconds.com:„Ние ја мериме точноста на инвентар, бидејќи ни кажува колку сигурно можеме да планираме и извршиме флеш продажба, што ни помага да ги максимизираме приходите и задоволството на клиентите.“

Implementation Lesson:Бидете немилосрдни во барањето јасна цел за секој KPI, неколку предложени метрики треба да се елиминираат кога тимовите не можат да артикулираат убедливо зошто.

Што: Усогласување на KPIs со акции

KPIs мора да се поврзат со специфични акции: "И кога ќе дојдеме до него, ние ќе дојдеме до него."

Example from 4seconds.com:„Ние ја мериме точноста на доделување на кампањите затоа што ни кажува колку ефикасно ги следиме перформансите на маркетингот.Кога се намалува под 85%, ги истражуваме празнините во собирањето на податоци и проблемите со цевката за да се осигура дека одлуките за инвестирање во маркетингот се засноваат на сигурни податоци.“

Implementation Lesson:Со експлицитно дефинирање на акциите за одговор, тимовите обезбедуваат дека нивните KPIs го водат однесувањето, наместо само да го мерат.

Каде: Мапирање на влијанието на KPI

Документот примарно влијае на тимовите, во случај на промена на трендот на KPI, кои се тимовите кои влијаат на тоа, тимовите кои ќе ја почувствуваат болката и како се однесува на она што "Кога [KPI] [Се зголемува], [Team] [Каква акција треба да се случи].

Example from 4seconds.com:Примарна сопственост: Инженеринг на податоци; кога резултатот за квалитет паѓа, тимот на податоци треба да истражи што предизвика промена на трендот, а производителот на податоци треба да провери од своја страна дали податоците течат како што се очекува

Лекција за имплементација: Димензијата "каде" честопати открива неочекувани зависности. Кога работиме со KPIs, тие ќе имаат различно влијание врз различни тимови. Со мапирање каде трендната промена на влијанието на KPI ќе ни помогне подобро да го разбереме влијанието на KPI

Смешна приказна, еднаш бев со маркетинг тим кој беше супер среќен што успеа да ги намали буџетските трошоци поради подобри податоци за перформансите на кампањите, од другата страна на собата финансискиот тим се исплаши како да им објасни на инвеститорите дека компанијата нема да го достигне обврзаниот маркетинг буџет и како да не го изгуби за следната година.

Смешна приказна, еднаш бев со маркетинг тим кој беше супер среќен што успеа да ги намали буџетските трошоци поради подобри податоци за перформансите на кампањите, од другата страна на собата финансискиот тим се исплаши како да им објасни на инвеститорите дека компанијата нема да го достигне обврзаниот маркетинг буџет и како да не го изгуби за следната година.

Кога: Ритмот на мерење

Поставете фреквенција кога се потребни KPIs, врз основа на тоа колку брзо се менуваат метриките и колку брзо може да се преземат мерки.

Example from 4seconds.com: "Флеш продажба готовност резултат". пресметан дневно, прегледува неделно по операции, 48 часа пред продажба од страна на извршните директори, со 90-дневна анализа на трендови и прилагодувања на празничната сезона.

Implementation Lesson:Не ги задржувајте дневните прегледи, без оглед на природниот ритам на метриката.

Кој: Чувари на метриките

Доделете јасна сопственост со одговорност и авторитет за да влијаете на перформансите.

Example from 4seconds.com: "Marketing Data Timeliness", Сопственик: Маркетинг Анализа Лидерот; Придонесе: Датотеки управувач, Инженер на податоци; Заинтересирани страни: ЦМО, Менаџери на кампањи; Публика: Сите маркетинг тим, Извршниот тим.

Implementation LessonОбезбедете дека секој сопственик на KPI има и одговорност и овластување да влијае на перформансите на метриката.

За детални примери и лекции за имплементација, погледнете го нашиот претходни билтен на5 W рамка за ефективни KPIs

Организациски здравствени метрики: ROI на податоци и користење на податоци

Стратешкиот портфолио на KPI: Шест метрики кои се важни

На слојот Метриките за успех се приспособуваат шест KPIs максимум, намерно ограничување кое принудува стратешки фокус. Пренаселени со метрики и ќе изгубите трага за она што навистина е важно; под-населени и ќе ја изгубите видливоста во критични области.

Мојата препорака следи докажана структура:

Two Foundation KPIs Data Health Indicators:Овие долгорочни метрики го оценуваат целокупното здравје на вашиот екосистем на податоци:

• ROI на податоци: Мери паричната вредност генерирана од вашите инвестиции во податоци
• Употреба на податоци: следи колку ефикасно ги користите податоците што ги собирате и ги чувате

Овие основни KPIs обезбедуваат ваши "витални знаци"; ако овие трендови се лоши, целата вашата стратегија за податоци треба да се обрне внимание.

Two to Four Capability KPIs, Progress TrackersОвие метрики го мерат напредокот кон специфичните способности опишани во вашата Визија за иднината.

• Поврзете се директно со приоритетите на вашиот визиски одбор
• Овозможување на рано идентификување на проблемите со имплементацијата
• Демонстрира опиплив напредок кон стратешките цели
• Дајте јасни сигнали кога е потребна корекција на курсот

Example from 4seconds.com:Нивните KPIs вклучуваат „Доверливост на податоците за цевките“ (99.5% цел за работно време) и „Усвојување на самообслужувачки анализи“ (60% од деловните корисници активно ги прашуваат податоците независно).

ROI на податоци: мерење на создавањето вредност

Овој показател одговара на фундаменталното прашање: "Дали нашиот екосистем на податоци создава вистинска деловна вредност?"

Implementation Approach:

Да ја дефинираме формулата:

Data ROI = (Financial Value Generated - Cost of Data Operations) / Cost of Data Operations

If Cost of Data Operations = €100 and Financial Value Generated = €90, then (90−100)/100=−0.10 or -10%.

Calculate Components:

• Financial Value Generated: Quantified benefits from data-driven decisions and automations

  • Tip: Defining "Financial Value Generated" Accurately: This is often the trickiest part. Be clear and consistent about what you include. Avoid double-counting or attributing value that isn't directly a result of data operations.

• Cost of Data Operations: All expenses related to data collection, storage, processing, and analytics

  
  

Set Targets:

• Minimum acceptable ROI (typically 0.01-0.7x)

• Target ROI (typically 0.8-2.5)

• Stretch ROI (typically 2.6x+)

  
  

Implement Measurement:

• Timeframe: Specify the period over which you are calculating the ROI (e.g., quarterly, annually). Value and costs should align with this timeframe: In our case:

  • Quarterly calculation
  • Year-over-year trend analysis

• Breakdown by data domain or capability

  
  

Example from 4seconds.com:По спроведувањето на мерењето, нивниот почетен ROI на податоци беше 0,2x, едвај позитивен. поставивме цели од 2x до крајот на годината и 4x во рок од три години.

Имплементација лекција: Понекогаш е корисно да се спореди "Финансиска вредност генерирана" со операции на податоци со хипотетички сценарио без нив, особено за иницијативи насочени кон одржување или подобрување на постоечките процеси.

Qualitative Benefits:Запомнете дека ROI е квантитативна мерка. Иницијативите за податоци често имаат значителни квалитативни придобивки (на пример, подобро донесување одлуки, подобро искуство на клиентите, иновации) кои се потешко директно да се монетизираат, но се уште се вредни.

Вистинскиот предизвик: Што откри тимот на Сара

Кога почнавме да го пресметуваме ROI на податоците, тимот на Сара наиде на непосредна пречка: "Како ги квантификуваме сите приходи генерирани од податоците?"

Моравме да го развиеме нашиот пристап:

1. "Must Have" Data Exclusion: We classified essential data like financial data, compliance data, and operational data as "must have" and excluded them from ROI calculations. But we needed to tag it properly so this wouldn't become a manual process.

2. Tagging System Implementation: We created a comprehensive tagging system to automatically categorize data by its business purpose:

   1. Revenue-generating data
   2. Cost-saving data
   3. Must-have/compliance data
   4. Experimental data

3. Value Tracking Mechanism: For every significant data-driven decision or automation, we implemented a value tracking system where stakeholders estimated the business impact, and when possible we created automatic process, for example in the marketing campaigns we identified the campaigns we optimized and they stopped spending budget on bad traffic and accomilated it, and when increased we mark it as value created.

Implementation LessonМногу организации се борат да ја квантификуваат вредноста од иницијативите за податоци. Работев со Сара за да имплементирам систем за следење на вредноста каде што секоја значајна одлука или автоматизација управувана со податоци имала проценета вредност поврзана. Иако не е совршен, овој пристап обезбедил основа за мерење на враќањето што беше далеку подобро од никакво мерење воопшто. Само започнете со она што го имате и полека да научите повеќе и да се подобрите; заинтересираните страни ќе сакаат да бидат вклучени во пресметката бидејќи се плашат дека може да го изгубат пристапот до податоците поради нискиот ROI.

Користење на податоците: мерење на ефективната употреба

Употребата на податоци мери колку ефикасно вашата организација ги искористува податоците што ги собира. Оваа метрика се однесува на уште едно критично прашање: "Дали ги искористуваме нашите податоци?"

Implementation Approach:

Да ја дефинираме формулата:

Data Utilization = Data Assets Actively Used / Total Data Assets Collected

* Over a fixed period, in our case it was three months, but in bigger organizations I used six months timeframe

Calculate Components:

• Активно користени податоци: Елементи на податоци кои се користат во извештаи, анализи или автоматизирани процеси
• Total Data Assets Collected: All data elements stored in your data ecosystem

Set Targets:

• Минимална прифатлива употреба (обично 55-60%)
• Target utilization (typically 61-78%)
• Користење на истегнување (обично 79%+)

Implement Measurement:

• Quarterly calculation

• Trend analysis

• Breakdown by data domain or system, as well as team/user, if possible

  
  

Sarah's Big Discovery: The Data Utilization Reality Check

Најголемиот "аха момент" за мене беше откривањето дека никој во компанијата не размислуваше за разбирање на моделите на користење на податоци, иако тие поврзуваа некои трошоци со тимовите, тие ја прифатија сметката за серверот како дадена работа.

The Technical Challenge: Кога се обидовме да имплементираме следење на користењето на податоците, веднаш ударивме во ѕид.Не постоеле ознаки, немало дневници за собирање на базата на податоци (Data Catalog) и информации, и немало начин да се следи кои податоци ги имале, кој го поседувал, кога бил пристапен или од кој систем.

Building the Foundation:Моравме да почнеме од нула:

1. Activity Logging Database: Created a comprehensive system to log all data interactions, creating a data catalog

2. Ownership Documentation: Mapped every dataset to an owner and purpose

3. Access Tracking: Implemented monitoring to see which data was being used and when

4. Lineage Mapping: Built systems to track data flow from source to consumption

   
   

The Results:Ова доведе до масивна иницијатива за рационализација на податоците која не само што ги намалила трошоците за складирање, обработка и безбедност за повеќе од 1.000 евра месечно, туку и ги фокусирала аналитичките напори на податоците со висока вредност.

Implementation Lesson:

• Low utilization is common and often hidden. At another client, I discovered they were storing over 200 website behavioral events but only using 8 in any decision-making process. The cost of collecting and storing unused data was substantial, and the unnecessary complexity slowed down legitimate analytics. By implementing utilization measurement, Sarah's team gained visibility into this previously hidden issue.

• Use of Tags for data helps a lot when coming to investigate it, the ability to identify who owns it, what exactly it is, and creating a process that logs this information into some database was super helpful. This practice is not common and should be encouraged even more

• While maybe storing 32TB is only $700, the backup, moving of data, security... costs money, it top it to over $1,000 a months or even more, if only 50% is used, it's good thing to ask Why do we keep the data, and can we move it to some lower costs long terming plan

• Data not in use moved into a long-term container, which is extended twice, each with a six-month long-term plan, and if is not required can be deleted by the end period of the second extension, if it's not data the company is obligated to store, such as financial or user health data. Think about this process as well

• Always set a data retention plan. I will deep dive into it in Data Flavors issue #15, covering a few methods, and my view on it.

  
  

Supporting KPIs: Measuring Capability Success

In addition to the two organizational health metrics, I helped Sarah select a maximum of four supporting KPIs that would track the success of their key capabilities:

Процесот на селекција

За да се избегне пролиферацијата на KPI, ја водив Сара преку структуриран процес на селекција:

1. За секоја способност Future Vision, идентификувајте 2-3 потенцијални метрики за успех
2. Применувајте ја рамката од 5 W на секоја кандидатска метрика
3. Evaluate candidates based on:
   • Coverage (how broadly applicable across capabilities)
   • Measurability (how feasible to track consistently)
   • Actionability (how it drives specific behaviors)
   • Impact (how directly it connects to business outcomes)
4. Изберете ги 3-4 метрики со највисоки оценки

Лекција за имплементација: Овој ригорозен процес на избор е од суштинско значење. На претходните клиенти, видов дека метриките се избираат врз основа на она што е лесно да се измери, наместо она што ја движи вредноста.

Поддршка на KPI

За 4seconds.com, поддржувачките KPIs вклучуваат:

Data Quality Score

• Она што го мери: Точност, комплетност, навременоста и конзистентноста на клучните домени на податоци
• Зошто е важно: Директно влијае на квалитетот на одлуките и оперативната ефикасност. Визијата беше да се вклучат повеќе маркетинг податоци за да се насочат кампањите автоматски, а лошите податоци би можеле да предизвикаат загуба
• Акција тригери: Подолу 90% предизвикува рехабилитација; под 80% предизвикува итни прегледи
• Пресметка: Композитен резултат низ димензии и домени за квалитет на податоците

Marketing campaigns automated

• Што мери: Дел од маркетинг кампањите генерирани од паметни системи, а не од луѓе
• Why it matters: The goal is to automate the effort of the marketers and remove the need for agencies to support them. With the system, the marketing team can focus on the high-effort campaigns and let the system set and optimize the rest
• Акциски тригери: Ако уделот е под 65%, способноста не дејствува како што се очекува; ако е под 35%, способноста предизвикува проблеми кои можат да му наштетат на маркетинг тимот
• Пресметка: Просечно време низ клучните деловни одлуки

Self-Service Adoption

• Она што го мери: Процент на аналитички барања исполнети преку самообслужување
• Зошто е важно: Индикатори за напредокот на демократизацијата и леверигата на аналитичарите
• Action triggers: Below target triggers enablement review; stagnation triggers capability assessment
• Calculation: Self-service requests / Total analytics requests

Data Literacy Index

• What it measures: Organization-wide data skills and confidence

• Why it matters: Foundation for a data-driven culture

• Action triggers: Skill gaps trigger targeted training; confidence gaps trigger communication initiatives

• Calculation: Composite score from skills assessment and confidence survey

  
  

Приказната за маркетинг автоматизација: KPIs како чувари на способностите

Let me share the story behind the "Marketing campaigns automated" KPI, which became one of Sarah's most valuable metrics.

Тимот на Сара постави амбициозна цел: да ги автоматизираат 80% од одлуките за управување со буџетот на кампањата и 60% од креирањето на кампањата. Ова не беше само за ефикасност; со замрзнувањето на вработувањето, тие требаше да го зголемат буџетот за маркетинг за да генерираат 10% раст на приходите без додавање на персонал.

The Challenge:Маркетинг тимот беше исплашен. Ќе ги изгубат своите работни места на автоматизација?

The SolutionKPI-то го мери напредокот, но, што е уште поважно, го следи дали автоматизацијата им помага или штети на перформансите на кампањата.

On the Company Core Dashboard:Тие следеа два поврзани KPIs:

• Marketing campaigns automated (% of campaigns managed by AI)

• Revenue estimated from marketing campaigns (should stay stable or increase as automation progresses)

  
  

Овие двојни KPIs станаа моќни индикатори за развојот на способностите и за заедничкиот напор помеѓу тимот за податоци и тимот за маркетинг.Кога процентот на автоматизација се зголеми, но проценките за приходите останаа рамни, тоа покажа дека системот се учи.

Implementation Lesson: Each supporting KPI should connect to multiple capabilities rather than tracking a single initiative. This provides broader coverage with fewer metrics. Sarah's initial list had 12 potential KPIs, but by focusing on metrics that spanned multiple capabilities, we achieved comprehensive coverage with just four.

Водечки принципи: Северна ѕвезда за одлуки

Морам да признаам дека подолу методот што го копирав од моите агилни тренери во Zalando, тие направија толку одлична работа, па никогаш не почувствував потреба да го променам

Морам да признаам дека подолу методот што го копирав од моите агилни тренери во Zalando, тие направија толку одлична работа, па никогаш не почувствував потреба да го променам

Покрај метриките, работев со Сара за да воспоставам јасни насоки за нивниот екосистем на податоци.Овие принципи ги водат секојдневните одлуки и помагаат да се решат конфликтите или двосмисленостите.

Principles Development Process

За да создадам смислени принципи, олеснив структуриран процес:

Gather Input:

• Преглед на бележници за работилници за повторувачки теми
• Идентификување на тековните имплицитни принципи (што ги води одлуките денес)
• Собирање на перспективите на засегнатите страни за тоа што треба да ја води иднината

Draft Candidate Principles:

• Фокусирајте се на областите каде што е најпотребна насока
• Обезбедете дека принципите ги опфаќаат и техничките и културните аспекти
• Позитивно рамкирање како аспирациски изјави
• Чувајте го јазикот едноставен и незаборавен

Evaluate and Refine:

• Тестирање на секој принцип против реалниот свет сценарија
• Осигурајте се дека принципите се доволно специфични за да ги водат одлуките
• Елиминирање на преоптоварувањето и отпуштањето
• Ограничете се на максимум шест принципи

Finalize and Document:

• Креирајте јасни дефиниции за секој принцип
• Развивање на примери на апликации
• Иерархија на донесување одлуки кога принципите се во конфликт
• Изработка на план за комуникација и социјализација

Implementation Lesson:Принципите треба да бидат акциони, а не аспирациски платини. За време на нашата сесија за изготвување, ги предизвикав сите принципи со, "Како ова ќе ви помогне да донесете поинаква одлука?"

Принципи на 4seconds.com

По овој процес, тимот на Сара ги утврди овие шест принципи:

Data as a Product

• Дефиниција: Секој сет на податоци се третира како производ со јасна сопственост, стандарди за квалитет, процес на итерација, монетарна вредност и корисничка поддршка
• Пример апликација: Нови извори на податоци бараат дефинирана сопственост и квалитет метрики пред имплементација
• Упатство за донесување одлуки: Квалитетот и сигурноста имаат предност пред брзината на испорака

Share by Default

• Definition: All non-sensitive data should be discoverable and accessible across the organization, and documented in the company’s data catalog
• Пример за апликација: Одделни збирки на податоци автоматски се објавуваат во централниот каталог
• Decision guidance: Access restrictions require explicit justification

Business Impact First

• Дефиниција: Иницијативите за податоци се приоритизираат врз основа на мерливи деловни влијанија
• Пример за апликација: Сите предлози за проекти вклучуваат проценета монетарна вредност
• Насоки за донесување одлуки: Иницијативите со поголемо влијание имаат предност пред технички интересните

Automate the Routine

• Дефиниција: Рачните задачи со податоци треба да бидат автоматизирани за да се ослободи човечкиот капацитет за генерирање на увид
• Пример апликација: Секој извештај произведен повеќе од два пати е автоматски
• Насоки за донесување одлуки: Инвестирајте во автоматизација на повторувачки задачи над рачна оптимизација

Right-time, Not Always Real-time

• Definition: Data timeliness should match business need, not default to the most frequent possible

• Example application: Daily aggregation for metrics that drive weekly decisions

• Decision guidance: Performance and cost efficiency over unnecessary immediacy

  
  

Design for Trust

DefinitionСистемите и процесите за податоци треба да градат доверба преку транспарентност и доверба и да бидат проактивни во комуникацијата.

Example applicationМетриките за квалитет се видливи покрај сите извештаи

Decision guidanceТранспарентност за ограничувањата на претераните способности

The "Business Impact First" Transformation

Од сите принципи кои тимот на Сара ги усвои, „Бизнис влијание прво“ создаде најдлабока промена.

The DecisionПри оценувањето на две конкурентни способности, само-услуга аналитика против маркетинг автоматизација, тимовите првично се расправаа врз основа на техничките преференции и потребите на одделенијата.

The Principle in Action: Ние го применивме "Бизнис влијание прво" и ја пресметавме монетарната вредност за секоја опција:

• Self-service analytics: €45,000 annual savings in analyst time

• Marketing automation: €120,000 annual revenue increase potential

  
  

The Result: The principle guided them to prioritize marketing automation, but more importantly, it changed how they approached all future decisions. Teams started thinking in terms of business value rather than technical elegance.

Implementation LessonПринципите треба да ги одразуваат и аспирациите и практичните ограничувања. На претходниот клиент, јас го воспоставив принципот „се’ во реално време“ без да ги земам предвид последиците од трошоците. Ова доведе до прекумерна инвестиција во инфраструктура која обезбеди минимална деловна вредност. Јас му помогнав на тимот на Сара да најде вистинска рамнотежа со принципи како што се „Право време, не секогаш Реално време“ кои ги признаа практичните ограничувања додека сè уште обезбедуваа јасни насоки.

Принципи за социјализација: да ги направиме да се држат

Communication Strategy:Ние ги споделувавме принципите на сите раце на состанокот, создадовме одбор и ги поканивме луѓето да реагираат и да предложат начини за имплементација на принципите.Во текот на сесијата, објаснивме дека веќе ги доживеавме за време на работилниците за идниот слој, а некои се појавија преку процесот на откривање на сегашниот слој.

The Testing ApproachНие се согласивме дека принципите ќе бидат тестирани за следните шест месеци и може да се преиспитаат за нивното прилагодување на организациската култура и употреба.Ова ги направи „фиксни, но привремени“, давајќи им на сите време да се навикнат на нив, додека обезбедува јасен пат за да се однесуваат на нив кога одлуките станаа сложени.

Implementation Lesson:Да се направат принципите „фиксни, но привремени“ го намали отпорот и им овозможи на луѓето да експериментираат со користење на нив како алатки за донесување одлуки.

Управување со промени: Обезбедување на усвојување и вредност

Воведувањето нови способности за податоци не е само за алатки, туку за менување на начинот на кој луѓето работат, размислуваат и одлучуваат.Заедно со Сара, развивме пристап за управување со промени фокусиран на три столбови: влијание, усвојување и учење.

Разбирање на влијанието

Почнавме со аChange Impact Assessment to map how different teams would be affected:

• Заинтересирани страни: корисници, производители на податоци, индиректни улоги и лидерство
• Влијанија: Процес, вештини, алатки, начин на размислување, донесување одлуки
• Example (4seconds.com):

  • Marketing: High impact – full shift in workflows

  • Finance: Medium – new sources, familiar processes

  • Product: Low – minimal change

    
    

Implementation LessonДури и мали промени, како што е редизајн на таблата, може длабоко да влијаат на работните процеси ако не се планираат правилно.

Прифаќање на способности, а не само алатки

Секоја способност имала свој план за усвојување, фокусиран на метриките за успех, бариерите и стратегијата за имплементација:

• Success Criteria: Usage frequency, efficiency gains, adoption timeline
• Стратегија за усвојување: Комес, обука, поддршка, стимули
• Example (4seconds.com - Self-Service Analytics):

  • Goal: 60% report access via self-service in 6 months

  • Barriers: Low trust, data literacy gaps

    
    

Approach:Програма за шампиони + работилници + канцелариски часови

Учење за имплементација: Усвојувањето бара повеќе од обука.Усвојување доверба, навики и емоционален отпор.

Учење како овозможувач

Усвојувањето на способностите бараше раст на вештините во целиот одбор:

• Data Team: Learned marketing workflows and how to talk about business value

• Marketing Team: Learned how to guide automation and work with data tools

• Executives: Shifted from urgent demands to structured prioritization

  
  

Approach: Патеки за учење базирани на улоги, ресурси на побарувачка, предизвици за реални податоци

ExampleПрограмата за писменост на податоци на 4seconds.com вклучуваше двеседмични сесии, практични предизвици и канал на Slack за поддршка на врсници.

Implementation Lesson: Генералното обука не се држи; контекстуализира учење околу вистинските проблеми на компанијата.

Комуникација на промени во скала

Ние изградивме структурирана комуникациска стратегија за одржување на импулсот:

• Пораки: Зошто, што се менува, што е во него за секој тим
• Канали: Сите раце, билтени, Slack, табла
• Каденција: Седмично за ангажирани тимови, месечно за сите органи, квартални извршители
• Example:

  • “Data Digest” email

  • Transformation dashboard (in-office + intranet)

  • Office Hours for Q&A

    
    

Implementation LessonРедовната, видлива комуникација ја гради довербата.Нередовните ажурирања го убиваат моментот.

Одржување на метричкиот слој за успех

Откако Сара ги имала нејзините метрики за успех, следниот чекор беше да се осигура дека тие остануваат корисни со текот на времето.

Четвртински чекори

Ние поставивме лесен, повторувачки циклус на преглед:

• Performance Review: Are metrics on target? What trends are emerging? Any surprising correlations?

• Relevance Check: Are these KPIs still tied to business goals? Are people using them? Is the data still solid?

• Adjustments: Tweak thresholds or calculations if needed. If a metric hasn’t driven a decision in 6 months, it might be time to retire it.

  
  

Implementation Lesson: Во друга компанија, видов метрики проследени далеку понатаму од нивната релевантност, заплеткани табла и губење време.

Годишно освежување на визијата

Секоја година, препорачувам целосно освежување на Визијата, но за прв пат, подобро е да го правите тоа четвртина по четвртина додека не влезете во ритамот и не го научите системот:

• Update the Present: Where are we now vs. when we started? What’s improved? What’s still missing?
• Adjust the Future: Do we need new capabilities? Has our strategy changed?
• Преоценете ги метриките: Дали KPIs сè уште ја раскажуваат вистинската приказна?
• Повторно ангажирање на засегнатите страни: сесии за извршување, ажурирања на тимот, освежување низ целата компанија и простор за повратни информации.

• 
  

Example:На 4seconds.com, Сара спровела компресирана работилница за да го освежи својот одбор токму за една година. Тоа му помогна на тимот да ги прослави победите, да ги ажурира приоритетите и да се рефокусира за следната фаза.

Поврзување на визијата заедно

Откако метриките за успех беа живи, сите три слоеви на Визијата се собраа:

• Present Inputs set the baseline

• Future Vision defined what needed to change

• Success Metrics showed if progress was being made

  
  

Секој слој ги храни другите во еден циклус:

• Metrics track movement from present → future

• Gaps in the present inform future priorities

• The future vision tells us which metrics matter most

  
  

Без оваа интеграција, јас станав заглавен со клиенти, користејќи метрики одвлечени од стратегијата.

Лекција за имплементација: Моќта на Vision Board доаѓа од оваа интеграција.Кога клиентот имплементирал само делови од рамката, тие ја изгубиле холистичката визија потребна за ефикасна трансформација.

Направете ја видлива

Со цел да се задржи визијата на одборот, Сара ја направи достапна на сите нивоа:

• Digital Board in FigJam, updated regularly and shared with stakeholders

• Exec Dashboard: One-pager with key KPIs and decisions, updated monthly

• Team Views: Tailored summaries for departments with relevant metrics

• Office Display: A simplified, visual tracker showing progress and celebrating wins

  
  

Example from 4seconds.comСара создаде центар за трансформација на податоци во нивната канцеларија со физички и дигитални компоненти.Оваа централна референтна точка ја задржува визијата на Одборот за визија видлива и на врвот на умот во целата организација, зајакнувајќи го нејзиното значење за нивната стратегија.

Implementation LessonНа претходниот клиент, нивниот документ за визија беше депониран по создавањето и брзо заборавен. Со тоа што визијата на табелата беше високо видлива во повеќе формати, Сара се осигура дека останува активен водич за секојдневни одлуки, наместо заборавен артефакт.

Специјални совети за МСП

За помали тимови, обично препорачувам да се поедностави:

• Fewer, Better Metrics

  Stick to 2 org-wide KPIs (like Data ROI and Utilization) and maybe 2-3 supporting ones.

• Simple Tracking Methods

  Manual tracking is fine. Focus on direction, not perfection.

• Use Existing Processes

  Don’t reinvent the wheel. Add a metrics check-in to existing leadership meetings.

• Targeted Change Management

  Focus on influencers, decision-makers, and power users, not everyone at once.

За нивната способност за самостојна анализа, Сара идентификуваше 8 "потребители на моќ" низ одделенијата кои, ако успешно се конвертираат, би влијаеле на 80% од потенцијалните корисници.

Вежбање: Вашиот 30-минутен стартер за успех

Цел: Започнете да ги дефинирате KPIs и принципи за вашиот Data Ecosystem Vision Board.

Steps:

• Identify your two most important organizational data health metrics (10 minutes)

• For each one, define why you're measuring it and what actions you'll take based on trend changes

• Draft 2-3 guiding principles (10 minutes)

  
  

Тоа ќе им помогне на вашата организација да донесуваат подобри одлуки за податоци

• Планирање на усвојување на една способност (10 минути)
• За една клучна иднина способност, идентификувајте што би претставувало успех надвор од само имплементација

Прашања за размислување:

1. Кои од 5 W (Зошто, Што, Каде, Кога, Кој) ви е најтешко да ги дефинирате јасно?
2. Како може принципот "Бизнис влијание прво" да го промени начинот на кој вашата организација ги оценува иницијативите за податоци?
3. Кои организациски промени би биле потребни за успешно да се имплементира слојот на метриката за успех?

Гледајќи напред: Што следува

Ова ја завршува нашата серија на имплементации на Data Ecosystem Vision Board. Во идните билтени, ќе истражувам како да го операционализирам вашиот Vision Board преку годишно стратешко планирање, управување со иницијативите и континуирано подобрување.

Преку овие акции, Сара почна да го трансформира одборот за визија од стратегија во реалност – патување кое ќе се развие во текот на идните месеци и години, како што 4seconds.com го изгради екосистемот на податоци потребни за поддршка на нивните деловни цели.

Нека вашите податоци течат со цел!

Лавовите

P.S. What's your biggest challenge in measuring data transformation success? Reply to this email, and I'll personally share insights from my experience working with companies like yours.

Претплатете се на мојата страница и билтенот Substack, и дозволете ми да ви помогнам да го трансформирате вашето знаење за бизнисот!